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國際快遞作業基礎
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國際快遞作業基礎
 一、作業簡介
作業的基本內容包括:
進口件:提貨、清關\/分撥、交接、轉運\/派送、簽收\/錄入。
出口件:取件、制單\/錄入、交接\/報關、出境\/提貨、派送(國外代理)。
單證操作:報關單\/分運單\/轉運單(派送清單)\/形式發票等。
完美操作:單證檢查\/安全檢查\/包裝要領\/異常件處理等。
數據處理:掃描\/錄入\/檢查\/核對\/查詢等。
1.出口環節
(1)發件人打電話,委托快件公司發件
(2)客戶服務代表記錄,并通知派送員取件。
(3)派送員取件后回公司,交給出口作業人員(內勤)。
(4)出口作業人員,將貨件按出口口岸,進行分揀并裝袋。
(5)口岸作業人員,制作出口單證,將貨物交給指定承運人(民航)。
(6)國際航班將貨物,運至跨國快遞公司的指定分揀中心(世界各地)。
(7)該分揀中心,將“來自不同地區的、發往同一地區的”貨物進行合并,轉運
至最終目的地。
2.進口環節
(1)貨物到達目的地口岸,進口作業人員清關提貨后,轉至進口分揀中心。
(2)分揀中心作業人員,將貨物進行分揀。
(3)本地快件交派送員,非本地快件再做轉運。
(4)派送員完成派送,收件人在派送路單上簽字。
(5)派送員將簽收人姓名輸入掃描槍,回到公司后將該信息傳輸到作業系統。
二、作業舉要
1.出口作業
(1)流程粗覽:
取件一分揀一制單一報關一海關放行一衛生檢疫一安全檢查一復磅入庫一民航交
單一出口預報。
(2)作業提要:
取件記錄一通知取件一派送員取件一出口交接一出口準備一報關交運一發送預報。
①取件記錄:記錄客戶要求,填寫計件單。
②通知取件:傳達取件信息、確認通知已否、確認取件已否。
③派送員取件:做好取件前的準備,按要求完成取件任務。
④出口交接:返回公司,將貨物及取件路單交出口人員分揀,現金交財務部:轉
運出口件提貨后,將貨物及轉運清單,交出口人員核對、分揀。
⑤出口準備:核對及查驗、對分運單及發票進行CIA掃描、輸機、出口分揀與拼
裝、填寫報關單、掛簽\/封包\/稱重、填寫民航交接單、匯總報關文件、打印出口清單、
打制總運單。
⑥報關交運:貨發機場、報關、海關檢查、安全檢查、與民航完成貨物及單據的
交接。
⑦發預報:航班預報、貨物預報。
2.進口作業
(1)流程粗覽:
進口提貨:進口航班預報一民航調單一進口檢疫一錄入倉單一民航倉庫提貨一貨
人海關監管庫(快件公司自己的倉庫)
進口清關:進口航班預報EDI報關一海關回執一通知客戶準備清關文件一制單一
報關\/轉關(監管)一放行\/出庫一派送\/轉運。
(2)作業提要:
接收預報一預清關一提貨一進庫一清關一分揀一中轉一派送。
①接收預報:填寫每日進口航班預報表,完成每日航班日志。
②預清關:將貨物名稱譯成中文,將數據傳輸到海關,接收海關反饋(放行\/報關
\/查驗)。
③提貨:從民航窗口提取隨機單據,從民航倉庫提貨。
④進庫:到貨掃描、核對貨物、粗分揀、存放。
⑤清關:進口直運件,通知收件人準備清關文件:進口轉運件,辦理監管轉運手
續。
⑥分揀:做DOX(文件)的AR(貨物到達)掃描:本地按路區分揀,外地按城
市分揀:做WC(準備派送)\/FD(轉交其他快件公司)掃描:打印派送路單及外地轉
運清單:異常貨物的處理。
⑦中轉:選擇便捷的運輸方式,將貨物轉至目的地。
⑧送件:合理安排派送路線,收取相關費用(墊付的關稅、到付運費等),客戶簽
收。
⑨交接\/核對:報告派送結果,上交派送路單及疑難件
三、作業概述
(一)訂單
訂單,在這里是一個動名詞,也叫“接單”或“下單”,是指客戶要求發件,向快
件公司預約取件(收件)。訂單\/接單\/下單,是快件操作和快遞服務的準備環節,也可
以說是第一個環節。為此,對老客戶要一如既往,對新客戶要滿腔熱忱。
1.訂單流程
接聽客戶電話一記錄客戶信息一記錄發件信息一確認發件要求。
2.記錄確認
(1)客戶姓名、地址、單位。
(2)客戶電話及聯系人。
(3)發件數量、重量、尺寸。
(4)包裝標準及單據要求。
(5)發件類型及目的地。
(6)取件時間與地點。
(7)付費方式及保函。
(8)特殊發件要求。
3.基本要求
(1)熟悉各快件中心和取件路區的劃分。
(2)熟悉各路區的運輸工具配置情況。
(3)熟悉各路區的客戶情況。
(4)全面掌握快件相關知識。
(5)了解快件中心的作業流程。
(二)調度
作業調度是指,以一定的通訊方式,在第一時間將取件信息,及時、準確、完整
地通知派送員,確保派送員在服務時限內,及時到達客戶處收取快件。必要時,調度
人員應協助派送員,在客戶與公司之間進行聯絡與協調。
1.調度流程
接收取件信息一通知派送員取件一派送員完成取件一確認取件完成。
2.作業標準
(1)時間差:從接收取件信息(電話確認),到通知派送員取件,在15分鐘內完
成。
(2)差錯率:控制在千分之三以內。
(3)完成率:百分之百。
3.基本要求
(1)熟悉各快件中心和取件路區的劃分。
(2)熟悉各路區的運輸工具配置情況。
(3)熟悉各路區的客戶情況。
(4)全面掌握快件相關知識。
(5)了解快件中心的作業流程。
(三)取件
取件,顧名思義就是“收取和承運”快件?？梢哉f,快件的運輸始于收取快件。
取件的第一要務就是,鑒別禁運品和危險品,為安全運輸把好第一關:是否收取和承
運,全憑取件員的責任意識和業務水準。此外,取件工作還包括:填制運單、稱重計
費、收取運費、完美包裝、信息掃描等一系列標準化作業。可見,取件是快遞服務的
基礎性工作。
1.取件流程
(1)取件準備:接到通知一確認時間一準備物料一安排路線(按時間標準)一填
寫路單。
(2)上門取件:三確認(客戶身份、相關單據、發件物品)一收取運費(現銷客
戶)一貨件簽收一回執返還。
(3)完美操作:單證核對一快件檢查(問題處理)一計重復查一標準包裝一公司
簽收一取件員獲得回執。
2.出口單證
包括:非危險品證明、化工品成分說明、無木質包裝證明、服裝加工企業的進出
口手冊、其他管制產品的出口許可證。
3.包裝種類
包括:常規包裝、特殊件包裝、易碎易折件包裝、重物包裝、木質包裝。
4.特殊件操作
(1)氣體物品:輪胎、皮球等,應將氣體放掉;氧氣瓶,客戶應出具保函;其他
禁運品不能承運。
(2)液體物品:溶液、溶劑、膠水、涂料、油漆等,具有易燃易腐性,必須進行
危險品鑒定。
(3)化妝品:面膜、潔面乳、睫毛膏等,可按普貨承運:香水、摩絲、指甲油等,
屬禁運品。
(4)其他:藥品、食品、易碎品、植物、字畫、文物、光盤、錄像帶等,需要特
殊包裝。
5.特殊件處理
(1)出口報關件:出口單證的取得、交接后的特殊處理。
(2)出口到付件:月結客戶(取得到付保函);現銷客戶(收取到付押金)。
(3)特別服務件:在分運單上注明特殊要求:在取件路單上特別注明:交接后的
特殊處理。
(四)分揀
分揀,是“取件和派送”的中間環節,是快件轉運前的必要準備,是內勤作業的
主要任務。分揀的操作質量,直接關系到快件能否成功派送。所有錯揀和漏揀,都將
造成人為的操作事故,最終導致服務失敗。分揀,只是快遞業務的習慣用語,在實際
操作中,它的含義已經超出了詞義本身,分揀工作還包括:數據掃描、票件核對、簽
字交接、異常件處理、分類裝袋、發送預報等。
1.分揀流程
(1)本地件:分揀掃描一數據核對一制作清單路單一派送件核對一簽字交接一路
區派送
(2)外地件:分揀掃描一數據核對一制作清單路單一轉運件核對一簽字交接一快
件轉運
2.分揀規范
(1)一票多件時,必須掃描每個包裝上的復印條碼。
(2)快件務必輕拿輕放。
(3)分揀后包裝的分運單,務必面朝上。
(4)分揀后,必須掃描快件包裝上的條碼。
(5)全部掃描完成后,務必進行數據核對。
3.分揀掃描
(1)掃描某路區區位的已分揀快件前,先將掃描槍設置為分揀掃描狀態。
(2)設定該掃描區域的區域代碼,然后逐票掃描包裝上的分運單。
(3)對一票多件的快件,必須對每個包裝上的復印條碼進行掃描。
(4)掃描的同時,復核分揀區域是否正確。
(5)數據導入系統,完成對分揀結果的核對,并生成檢查點和附屬信息。
(6)出現數據差異,立即查找快件,掃描后導入系統。
4.派送單\/轉運單
(1)確認各區域分揀正確無誤:
(2)從系統導出各區域數據,分別制作“外地轉運單”和“路區派送單”
(3)部分快件,還需標注“二次派送”字樣。
(4)清單項目包括:
①每票信息:分運單號碼、件數、收件人名址、到付運費、備注。
②總體信息:區域、日期、件數、制作人、交接人、接收人、時間。
5.分運單的檢查要點
(1)手寫:發件人和收件人名址,書寫有誤或地址不詳。
(2)文字:發件人和收件人名址,使用英文以外的文字。
(3)模糊:字跡難以辨認,或掃描后內容看不清。
(4)其他:
①單票快件附多張發票時,未提供全部形式發票號碼。
②件數、重量、付款、印章等項目,填寫不全、信息缺失。
6.形式發票的檢查要點
(1)手寫:發件人和收件人名址,所申報物品的內容、數量、價格等,書寫有誤
或地址不詳。
(2)文字:上述內容,使用英文以外的文字。
(3)模糊:字跡難以辨認,或掃描后內容看不清。
(4)其他:分運單號碼、客戶簽字、加蓋公章等項目,填寫不全、信息缺失。
五)交接
交接和分揀,在實際操作中,常有相互交叉的情況。分揀作業中有交接,交接作
業中也有分揀。本節所指的交接,只是從“快件轉運”和“快件類型”的角度,指明
了不同類別的交接程序。
1.交接種類
(1)出口件:路區\/代理,與公司的交接。
(2)進口件:公司,與路區\/代理的交接。
2.出口件交接
(1)流程:貨件核對一快件檢查(貨件及單據問題處理)一公司簽收(取件員或
司機獲得回執)一快件操作。
(2)種類:內部件、正常件、報關件、特殊處理件。
3.進口件交接
(1)本地件:分揀掃描一數據核對一制作清單路單一派送件核對一簽字交接一路
區派送。
(2)外地件:分揀掃描一數據核對一制作清單路單一轉運件核對一簽字交接一快
件轉運。
(3)種類:內部件、本地件、外地件(正常件\/轉關件)。
(六)派送
派送,是快遞服務的最后環節。收件人簽收后,表本次服務完滿結束,快件公
司不再承擔任何責任。在這一環節中,除了“正常件”以外,尤其要嚴格遵守“征稅
件、到付件、二次派送件”的操作標準,否則就可能導致人為的服務失敗。
派送工作的基本流程如下:
快件核對一簽字交接一派送準備一路區派送一結果登記一單貨交接。
1.正常件
(1)快件核對:特殊件處理、錯分件處理、缺貨件處理、派送路線安排。
2)簽字交接:確認或修訂派送清單內容:派送員和分揀員在清單上簽字,雙方
各執一份備查;快件裝車,將緊急件、到付件等區別放置:從財務部領取關稅發票、
到付運費發票及對賬單等。
(3)派送準備:用品檢查(派送清單及活頁夾、派送日志及簽字筆、票據夾及各
類發票、記賬客戶對賬單、快件到達通知單、通訊工具等。)
(4)路區派送:原則上應將快件交與分運單上的指定收件人:若收件人所在單位,
有統一的接收部門,可交與該部門人員其他人員代為簽收時,必須以簽收人本人名
義簽字,或加蓋單位公章:客戶簽收后,應及時在分運單上標記簽收日期和時間:取
得客戶原始簽字的分運單后,再將快件交付客戶。
(5)結果登記:每票快件派送成功后,應及時在清單上做出已派送標記:派送失
敗時,在清單上記錄具體原因(客戶拒收、收件人遷址等):派送日志的記錄內容包
括:運費或稅款的收取情況、各類發票或付款通知等的交付情況等。
(6)單貨交接:派送員將派送清單、客戶簽字的回執、派送未成的快件帶回公司:
內勤人員經核對確認無誤、在清單上簽字后,將上述物品轉為“無法派送件(UN-
DEL)”處理:收取的運費、關稅等,與財務人員交接:派送失敗件,交由專人保管并
登記,及時聯系客戶自取,或安排二次派送。
2.征稅件
基本流程:客戶簽收一客戶確認稅單一按稅單收取關稅一異常情況處理。
3.到付件
基本流程:客戶簽收一客戶確認到付運費一提供發票\/收取運費一異常情況處理。
4.客戶自取件
根據客戶要求或習慣,可在機場或作業中心,安排客戶自取快件。
5.二次派送件
(1)收件人不在時,須留下《快件到達通知單》,并安排二次派送。
(2)記錄派送失敗的具體原因,登記后將快件帶回公司。
(七)完美操作
完美操作,顧名思義就是“高質量的、嚴守規范的、標準化快遞作業”。完美操作
的基本要求是:查驗貨物、核對信息、標準包裝、確保安全。違背了這四條,就等于
取消了規范和標準,也就沒有完美操作可言。因此,完美操作不是一句空洞的口號,
而是全體作業人員各司其職、服務到位的協作成果
完美操作的基本環節如下:
分運單檢查一單證檢查一包裝檢查一安全檢查一異常件處理一正常出口。
1.分運單檢查
(1)收件人姓名、地址、單位,必須準確和詳細,必須用英文填寫,不可使用郵
政信箱。
(2)到付件,要確認:目的地國家(地區)有無到付服務,有無發件人的到付保
函。
(3)確認:已提供賬號、客戶簽字和取件員簽字。
(4)確認:已加蓋到付章,已注明發票號碼。
(5)一票多件的快件,每個包裝都必須附有分運單。
2.單證檢查
(1)形式發票:
①實際發件人的名址、單位名稱,必須準確詳細,必須使用英文,不可使用郵政
信箱。
②發票的日期和號碼,必須寫明所對應的分運單號碼。
③貨件有2種以上時,須對不同物品進行編號,分類填寫申報項目。
④必須使用英文,寫明物品的準確名稱和成分:如:針織(( knittde)\/紡織(wov-
en)、成分及含量、男\/女\/兒童式樣等詳細信息,不得使用發件公司內部的產品代碼。
⑤單價:根據物品情況,按數量或重量,計算得出。
⑥數量:件數和重量(對應單價計算方式)
⑦總價:按單價和數量,計算得出的單類物品的合計價格,必須寫明該價格種類
FOB \/CIF\/CX&F)
⑧必須聲明所發物品的原產地:希望免稅的貨樣廣告品,須用英文寫明物品內容。
⑨必須寫明(合計匯總)所發物品的總數量、總重量、總申報價值。
⑩發件單位負責人簽字,或加蓋公章。
(2)其他單證:
①到付快件保函(客戶提供)
②化工品單證(產品說明書、成分分析單、檢測報告、安全報告)。
③所有出口單證,須由客戶填寫和提供,快件公司只做說明和指導。
④裝箱單(客戶提供)。
(3)違規申報的后果:
①申報與實貨不符,將造成扣關,延遲數日。
②申報不符網絡規定,被目的地退件,或造成扣關。
3.包裝檢查
(1)文件的包裝:硬紙板文件袋、無透明塑料袋、各號紙箱。
(2)包裹的包裝:無透明塑料袋、各號紙箱、客戶自行包裝。
注意事項:
①硬紙板文件袋,不可以裝包裹。
②外包裝上,不可貼有與貨物無關的標識,如果不易撕取,可用“當用標簽”覆
蓋之。
③塑料袋和紙箱,可裝文件、也可裝包裹:但文件和包裹,不可以混裝。
4.安全檢查
(1)承運原則:
快件承運人,不是危險品鑒別專家,但可以向專業機構咨詢和確認。
①發件人必須說明貨物的準確內容和成分。
②根據專業機構出具的安檢報告書,決定是否接收此貨。
③對于化學物品,客戶須委托專業機構進行安全檢測;并提供安檢報告書。
(2)危險品分類:
①禁運品:動物、尸體、骨灰、軍火、金條、銀條、流通貨幣、色情物品、易燃
物質、法律所禁運的藥品和麻醉劑等。
②限運品:酒精制品、動物或植物制品、棉花、種子、茶葉、煙草、古董或藝術
品、不可代替品、受保護動物制品(毛皮\/象牙等)、工業金剛石、醫學樣品(血樣\/人
體組織等)、可兌現票據、鮮活品及保溫物品、特別金屬和石頭(珠寶等)、手表、貴
重首飾等。
5.異常件處理
異常件分為:出白問題件和進口問題件,它是指無法出口或無法派送的快件。
(1)異常件的產生原因:
與單證要求不符、與海關或網絡規定不符、申報不實或違規、外來因素影響、禁
運品等。
①與單證要求不符:到付資料不全(收件人名址及電話不詳):貨件的品名不詳
無法查到目的地三字代碼(因地址不詳造成):運單號碼重復使用(須更換新的運單號
碼)。
②與海關或網絡規定不符:因具體情況而定。
③申報不實或違規:申報品名及價值,與貨件實物不符把包裹當文件出口等。
④外來因素影響:外包裝破損、發件人要求取回、錯分的進口件等。
(2)異常件的處理方法:
①請客戶正確詳細地寫明收件人地址,目的地三字代碼自然容易查到。
②禁止運單號碼的重復使用,及時更換新的運單,將復印件交客服部通知客戶。
③對于不符海關及網絡規定的異常件,查清具體情況后,因件制宜解決之。
④告之客戶“申報不實”的后果,敦促客戶如實填寫。
⑤告之客戶“品名不詳”的后果,敦促客戶翔實填寫。
⑥對破損件,重做外包裝,確認牢靠后再出口。
⑦發件人要求取回快件(添加新的物品等),應先做登記,再退給發件人。
⑧對錯分的進口件,重新確認收件人地址,糾正錯寫的代碼或區域。
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